Gestionar un negocio es demandante, y entre tantas actividades, tareas y asuntos pendientes, las finanzas podrian descuidarse, pasar a un segundo plano. Hasta que llega el momento de la emergencia financiera o la temporada de impuestos. Entonces nos damos cuenta de que los registros financieros no estan actualizados, o peor aún, son un desorden.
Si tu sistema contable ha estado en piloto automático durante un tiempo, tal vez, podrías necesitar una limpieza. Aquí te explicamos cómo saber si tus libros necesitan atención y te sugerimos qué hacer al respecto.
Recuerda que unos registros financieros limpios y precisos son la base de cualquier decisión financiera inteligente que tomes.
- Tu Estados Financieros No Tienen Sentido
¿Alguna vez has revisado tu estado de resultados y pensado: «Eso no se ve bien»? Si tus estados financieros muestran ingresos o gastos negativos, gastos fuera de lugar o cifras que simplemente no se ajustan a tus expectativas, es una señal de alerta. Podría indicar transacciones mal clasificadas, entradas duplicadas o errores en la entrada de datos.
Errores Comunes en los Registros Contables
- Comidas registradas como suministros de oficina
- Pagos de préstamos se registran completamente como gastos
- Los retiros del dueño se registran como nómina
- Gastos personales mezclados con gastos del negocio
- Transacciones duplicadas
Atrasado en las Conciliaciones
Las conciliaciones bancarias y de tarjetas de crédito garantizan que tus libros contables coincidan con los registros de las entidades financieras. Si no ha conciliado sus cuentas por varios meses, tal ves sea tiempo de una limpieza de libros.
Las cuentas sin conciliar pueden ocultar cargos duplicados, ingresos no registrados o incluso fraude.
- Fraude encibierto o cargos no autorizados
- Saldos de efectivo sobreestimados o subestimados
- Estados financieros inexactos
- Deducciones de incorrectas
- Mala gestión del flujo de caja
- Dificultad para detectar errores
- Mayores costos de contabilidad
- Mezclar Gastos Comerciales y Personales
Sucede con mucha frecuencia. Si sus libros están saturados con pedidos personales de Amazon, Walmart o compras al supermercado, está enturbiando la informacion financiera de su negocio.
Qué significa esta situación?:
Que los fondos del negocio se utilizan para pagar gastos personales, y estas transacciones se registran como si estuvieran relacionadas con el negocio.
Corregir esta situación, limpiar o remover las transacciones personales es esencial no solo para obtener información confiable, sino también para cumplir con las leyes que regulan los impuestos.
Señales típicas de gastos personales en los libros del negocio
- Nombres de supermerados(Ejm: Walmart, Costco) en los estados de cuenta
- Tiendas de ropa o venta minorista online (Amazon, Target)
- Servicios de streaming, restaurantes o gastos de vacaciones
- Retiros de cajeros automáticos o gastos de efectivo sin recibos
- Facturas de celular por pagos del plan familiar
El temor a la Temporada de Impuestos
Si la temporada de impuestos le resulta estresante por no tener la información contable al dia, es señal de que sus libros no están donde deberían estar. Con una contabilidad limpia, la preparación de impuestos debería ser un evento mas en el calendario de formalidades de un negocio y no un periodo de ansiedad, frustracion y sorpresas ingratas.
No confías en tus números
Cuando tomas decisiones financieras basándote en tu instinto en lugar de en números, usualmente se debe a que los datos no parecen fiables. Una contabilidad limpia te permite tomar decisiones con seguridad en la información financiera, ya sea al contratar personal, ajustar precios o invertir en crecimiento.
- El saldo bancario no coincide con los libros
- El estado de resultados parece extraño o sorprendente
- Estados financieros inconsistentes
- Las ventas no coinciden con los depósitos
- La nómina no se alinea con los libros
- El propietario se lleva el dinero, pero no lo registra
Qué implica una limpieza contable
Una limpieza contable adecuada suele incluir:
- Conciliar todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
- Revisar y recategorizar las transacciones
- Limpiar su plan de cuentas
- Identificar y corregir entradas duplicadas o faltantes
- Organizar los documentos para una auditoría
¿Listo para poner sus libros en orden?
Si reconoció una (o más) de estas señales, quizás sea el momento de actuar. Ya sea que prefiera hacerlo usted mismo con una lista de chequeo o contratar a un profesional. Una limpieza contable puede devolverle claridad y control a las finanzas de su negocio.
¿Necesita ayuda? Ofrezco una evaluación gratuita de su contabilidad actual, sin compromiso. Revisemos su situación financera. Podríamos ayudarle a retomar el camino de la tranquilidad de tener registros contables confiables.